Sistem Gaji iSpeks Melaka

Portal iSPEKS adalah satu produk yang dibangunkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia bagi membantu Perbendaharaan Negeri membolehkan pengguna mengakses maklumat status pembayaran, slip gaji dan laporan penyata tahunan melalui internet.

Pengenalan

Portal iSPEKS Melaka merupakan platform utama yang memudahkan pengurusan gaji dan maklumat berkaitan. Terdapat tiga subsistem utama dalam portal ini, iaitu eMaklum, ePayslip, dan eEC. Kesemua modul ini boleh diakses melalui satu skrin login, memudahkan pengguna dalam menguruskan data gaji mereka secara efisien.

Sistem Atas Talian

eMaklum: Sistem Maklumat Gaji

Fungsi Utama eMaklum

eMaklum adalah subsistem yang menyediakan maklumat terperinci mengenai pengurusan gaji. Dengan eMaklum, pengguna dapat:

• Mengakses Maklumat Kewangan: Memudahkan pengguna untuk melihat butiran mengenai potongan dan bayaran.
• Melihat Penyata Gaji: Menyediakan laporan gaji terkini dan sejarah untuk rujukan.

Kelebihan eMaklum

Beberapa kelebihan menggunakan eMaklum termasuk:

• Kemudahan Akses: Maklumat boleh diakses dengan cepat melalui portal.
• Penyimpanan Rekod: Semua rekod disimpan dengan selamat untuk rujukan di masa hadapan.

ePayslip: Penyampaian Slip Gaji

Fungsi Utama ePayslip

ePayslip memudahkan proses penyampaian slip gaji kepada pekerja. Dengan menggunakan ePayslip, pengguna boleh:

• Mendapatkan Slip Gaji: Slip gaji boleh dimuat turun secara langsung dari portal.
• Melihat Rekod Slip Gaji Terdahulu: Menyediakan akses kepada slip gaji dari tempoh yang lalu.

Kelebihan ePayslip

Antara kelebihan ePayslip adalah:

• Kecekapan: Pengguna tidak perlu lagi menunggu slip gaji dalam bentuk fizikal.
• Akses Mudah: Slip gaji boleh diakses pada bila-bila masa melalui portal.

eEC: Pengurusan Kenaikan Gaji dan Elaun

Fungsi Utama eEC

eEC memfokuskan kepada pengurusan kenaikan gaji dan elaun yang diperoleh oleh pekerja. Ciri-ciri utama eEC termasuk:

• Pengurusan Kenaikan Gaji: Memudahkan proses pengurusan kenaikan gaji mengikut tempoh dan prestasi.
• Pengurusan Elaun: Menyediakan maklumat mengenai elaun yang diperoleh oleh pekerja.

Kelebihan eEC

Beberapa kelebihan eEC termasuk:

• Pengurusan Teratur: Kenaikan gaji dan elaun dapat diuruskan dengan lebih sistematik.
• Kemudahan Pengurusan: Semua maklumat dikumpulkan dalam satu tempat, memudahkan pengurusan.

Polisi Pentadbiran Pengguna

Polisi Pentadbiran Pengguna iSPEKS Melaka adalah satu set garis panduan penting yang direka untuk memastikan integriti dan kerahsiaan data kewangan Kerajaan Melaka dalam sistem iSPEKS. Polisi ini menetapkan prosedur dan tanggungjawab bagi pengguna sistem untuk memelihara keselamatan dan ketepatan data serta memastikan proses transaksi dijalankan mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

Memelihara Integriti dan Kerahsiaan Data Kewangan Kerajaan

Kepentingan Integriti Data

Integriti data merujuk kepada ketepatan, konsistensi, dan keselamatan maklumat yang dikendalikan dalam sistem iSPEKS. Memelihara integriti data adalah penting untuk:

• Mencegah Manipulasi Data: Mengelakkan perubahan yang tidak sah pada data kewangan.
• Menjamin Kebenaran Maklumat: Memastikan data yang digunakan adalah tepat dan boleh dipercayai.
• Melindungi Kerahsiaan: Menjaga maklumat kewangan daripada pendedahan yang tidak diingini.

Langkah-Langkah Pelaksanaan

• Penggunaan Kata Laluan yang Kuat: Memastikan setiap pengguna menggunakan kata laluan yang kompleks dan unik.
• Pemantauan Aktiviti Pengguna: Melakukan audit berkala terhadap aktiviti pengguna dalam sistem.
• Pendidikan dan Latihan: Memberi latihan kepada pengguna mengenai kepentingan kerahsiaan dan keselamatan data.

Melaksanakan Transaksi Mengikut Peranan, Capaian, dan Had Kelulusan

Definisi Peranan dan Capaian

• Peranan: Setiap pengguna mempunyai peranan tertentu dalam sistem yang menentukan jenis akses yang mereka miliki.
• Capaian: Capaian menentukan data dan fungsi apa yang boleh diakses oleh pengguna.
• Had Kelulusan: Transaksi atau tindakan yang memerlukan kelulusan pada tahap tertentu sebelum ia dapat dilaksanakan.

Prosedur Pengendalian

• Penetapan Akses: Mengikut peranan pengguna, akses ke fungsi dan data akan ditetapkan.
• Kelulusan Transaksi: Memastikan semua transaksi melepasi tahap kelulusan yang ditetapkan sebelum dilaksanakan.
• Pemantauan: Memantau aktiviti transaksi untuk memastikan ia mematuhi had kelulusan yang telah ditetapkan.

Tanggungjawab Pengguna dalam Mengendalikan Polisi dan Prosedur

Tanggungjawab Utama

• Mengikuti Polisi yang Ditetapkan: Pengguna mesti mematuhi semua polisi dan prosedur yang ditetapkan dalam sistem iSPEKS.
• Melaksanakan Transaksi Mengikut Skop Tugasan: Hanya melaksanakan transaksi yang sesuai dengan peranan dan skop tugasan yang telah diluluskan.

Tindakan Sekiranya Polisi Tidak Dikawal Melalui iSPEKS

• Konsultasi dengan Penyelia: Memaklumkan kepada penyelia atau pihak berkenaan jika terdapat prosedur yang tidak dikawal melalui fungsi sistem.
• Dokumentasi: Merekod dan melaporkan sebarang transaksi atau isu yang tidak selaras dengan polisi yang ada.

Prosedur Pentadbiran Pengguna iSPEKS Melaka

Pendaftaran Baharu dan Kemaskini Capaian Pengguna

• Proses Pendaftaran: Mengikut prosedur pendaftaran yang telah ditetapkan untuk mendapatkan akses sistem.
• Kemaskini Capaian: Memastikan bahawa akses pengguna dikemaskini mengikut keperluan semasa dan perubahan dalam peranan mereka.

Nyah Aktif Profil Pengguna

• Prosedur Nyah Aktif: Melaksanakan langkah-langkah untuk menamatkan akses pengguna yang tidak aktif atau tidak lagi memerlukan akses ke sistem.
• Kepentingan Nyah Aktif: Mengurangkan risiko keselamatan dengan memastikan bahawa hanya pengguna yang aktif sahaja yang mempunyai capaian kepada sistem.

Penetapan Semula Kata Laluan (Lupa Kata Laluan)

• Prosedur Penetapan Semula: Mengikut langkah-langkah yang ditetapkan untuk menetapkan semula kata laluan sekiranya pengguna lupa kata laluan mereka.
• Langkah Keselamatan: Menggunakan proses pengesahan identiti untuk memastikan bahawa hanya pengguna yang sah boleh menetapkan semula kata laluan.

Pendaftaran & Kata Laluan

Pengurusan pengguna dalam sistem iSPEKS Melaka memerlukan beberapa langkah penting untuk memastikan pendaftaran, kemaskini, dan penyelenggaraan profil pengguna dijalankan dengan betul. Berikut adalah panduan lengkap mengenai prosedur pentadbiran pengguna iSPEKS Melaka.

Pendaftaran Baharu dan Kemaskini

Pemohon Isi Borang Pentadbiran Pengguna

Untuk memulakan pendaftaran baharu atau kemaskini capaian pengguna dalam sistem iSPEKS, pemohon perlu mengisi Borang Pentadbiran Pengguna iSPEKS. Borang ini boleh didapati di portal iSPEKS atau melalui pejabat pentadbiran yang berkaitan. Pemohon hendaklah memastikan semua maklumat yang diperlukan diisi dengan lengkap dan tepat.

Kelulusan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan / Pemegang Waran Peruntukan

Selepas borang diisi, ia perlu dikemukakan untuk kelulusan Pegawai Pengawal, Ketua Jabatan, atau Pemegang Waran Peruntukan. Ini adalah langkah penting untuk memastikan bahawa pendaftaran atau kemaskini yang dilakukan adalah sah dan mendapat pengesahan dari pihak berkuasa yang berkenaan.

Kelulusan Perbendaharaan Negeri

Setelah mendapat kelulusan daripada Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan, borang tersebut akan dihantar kepada Perbendaharaan Negeri untuk mendapatkan kelulusan akhir. Perbendaharaan Negeri akan memproses borang dan memastikan semua syarat dan peraturan dipatuhi.

Pendaftaran di iSPEKS

Dengan kelulusan yang telah diperoleh, pendaftaran baharu atau kemaskini capaian pengguna akan diproses dalam sistem iSPEKS. Pengguna akan diberikan akses yang sesuai berdasarkan kelulusan yang diperoleh.

Nyah Aktif Profil Pengguna

Sekiranya perlu, nyah aktif profil pengguna boleh dilakukan melalui prosedur berikut:

• Wakil PTJ perlu mengisi Borang Pentadbiran Pengguna iSPEKS.
• Borang perlu mendapat kelulusan daripada Pegawai Pengawal, Ketua Jabatan, atau Pemegang Waran Peruntukan.
• Kelulusan dari Perbendaharaan Negeri juga diperlukan.
• Profil pengguna akan dinyah aktif dalam sistem iSPEKS.

Penetapan Semula Kata Laluan (Lupa Kata Laluan)

Jika pengguna terlupa kata laluan mereka atau perlu menetapkan semula kata laluan, ikuti langkah-langkah berikut:

Hubungi Pentadbir Sistem di Perbendaharaan Negeri

Pengguna yang memerlukan penetapan semula kata laluan harus menghubungi Pentadbir Sistem di Perbendaharaan Negeri. Mereka akan memberikan bantuan dalam proses penetapan semula.

Pentadbir Sistem Akan Reset Kata Laluan ke Default Password

Pentadbir Sistem akan melakukan reset pada kata laluan kepada default password. Ini adalah langkah sementara untuk membolehkan pengguna mengakses sistem semula.

Pengguna Perlu Menukar Default Password ke Kata Laluan Baharu

Selepas menerima default password, pengguna perlu log masuk ke dalam sistem dan menukar kata laluan tersebut kepada kata laluan baharu yang mereka pilih. Ini adalah penting untuk memastikan keselamatan akaun pengguna.

Selesai!

Dengan penetapan semula dan pertukaran kata laluan, pengguna akan dapat mengakses semula sistem iSPEKS dengan kata laluan baharu dan seterusnya meneruskan aktiviti mereka.

Navigasi Sistem

Jika anda bekerja di Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) dan ingin mengakses sistem gaji iSpeks Melaka, panduan ini akan memudahkan anda. Dengan sistem ini, anda boleh menguruskan maklumat gaji dan melakukan semakan yang berkaitan dengan pembayaran anda. Berikut adalah langkah-langkah dan maklumat penting untuk mengakses sistem ini.

Persediaan

Menyediakan Peranti dan Sambungan Internet

Sebelum memulakan, pastikan anda mempunyai peranti yang boleh menyambung ke internet seperti komputer riba, tablet, atau telefon pintar. Sambungan internet yang stabil adalah penting untuk mengakses sistem dengan lancar.

Menggunakan Link Akses

Untuk memulakan, klik pautan berikut: https://p.ispeks.melaka.gov.my/eispeks/main?timeout= Pautan ini akan membawa anda ke halaman utama sistem iSpeks Melaka.

Log Masuk ke Sistem

• Masukkan ID Pengguna: ID pengguna anda adalah nombor unik yang diberikan oleh pihak jabatan.
• Masukkan Kata Laluan: Kata laluan anda adalah rahsia dan perlu disimpan dengan selamat.
• Klik ‘Log Masuk’: Selepas memasukkan maklumat yang betul, klik butang ‘Log Masuk’ untuk mengakses sistem.

Navigasi dalam Sistem iSpeks Melaka

Halaman Utama

• Paparan Maklumat Gaji: Lihat ringkasan maklumat gaji anda di halaman utama.
• Menu Utama: Menu di sebelah kiri akan membolehkan anda mengakses pelbagai ciri seperti semakan gaji, laporan, dan profil.

Semakan Gaji

• Laporan Gaji Bulanan: Semak laporan gaji bulanan anda untuk memastikan maklumat yang dipaparkan adalah tepat.
• Sejarah Gaji: Akses sejarah gaji untuk rujukan masa lalu dan periksa sebarang perubahan.

Kemaskini Profil

• Maklumat Peribadi: Kemas kini maklumat peribadi seperti alamat atau nombor telefon jika ada perubahan.
• Kata Laluan: Tukar kata laluan anda secara berkala untuk meningkatkan keselamatan akaun.

Isu-isu Umum dan Penyelesaian

Masalah Log Masuk

• Kata Laluan Hilang: Jika anda terlupa kata laluan, gunakan fungsi ‘Lupa Kata Laluan’ untuk menetapkannya semula.
• ID Pengguna Tidak Sah: Pastikan ID pengguna anda dimasukkan dengan betul dan tiada ruang kosong.

Paparan Maklumat Tidak Betul

• Semak Kemaskini: Pastikan maklumat peribadi anda telah dikemaskini dalam sistem.
• Hubungi Sokongan: Jika terdapat ketidaktepatan yang berterusan, hubungi sokongan teknikal melalui saluran yang disediakan.

Isu Sambungan Internet

• Periksa Sambungan: Pastikan sambungan internet anda stabil dan tiada gangguan.
• Hubungi ISP: Jika masalah sambungan berterusan, hubungi penyedia perkhidmatan internet anda.

Kesimpulan

Portal iSPEKS Melaka menawarkan penyelesaian lengkap untuk pengurusan sistem gaji melalui tiga subsistem utama: eMaklum, ePayslip, dan eEC. Dengan hanya satu skrin login, pengguna dapat mengakses semua modul ini dengan mudah, menjadikannya satu platform yang sangat berkesan untuk pengurusan gaji dan maklumat berkaitan. Penggunaan portal ini bukan sahaja meningkatkan kecekapan tetapi juga memudahkan akses kepada maklumat penting, menjadikannya alat yang sangat berharga dalam pengurusan sumber manusia.

Hubungi Kami

Jabatan Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Melaka
Aras 2, 3 & 4, Blok Bentara
Kompleks Seri Negeri, Hang Tuah Jaya
75450 Ayer Keroh, Melaka Bandaraya Bersejarah

E-mel: webjkpnm@melaka.gov.my
Telefon:

• Am: +606-3333333
• Kewangan: +606-2328490
• Perbendaharaan: +606-2328580